中国海牙认证代办服务中心

2023年11月7日，《废除外国公共文件认证要求公约》（“海牙认证公约”）将对中国生效。这意味着中国与包括瑞士在内的其他124个公约缔约国之间的公共文件将可以选择不经过合法化程序。相反，通过颁发海牙认证证书可以简化公共文件的认证过程。

什么是海牙认证？

“Apostille”是一个法语单词，字面意思是页边或底注。根据《公约》，由缔约方指定当局签发名为“海牙认证”的证书，证明签名的真实性、签名人的身份以及印章或印章的身份。海牙认证证书与相关机构提供的合法证书具有相同的功能。

在瑞士，指定的主管当局是联邦总理府和州总理府。在中国，签发海牙认证证书的指定主管部门是外交部和省级外办。自2023年11月7日起，带有海牙认证的瑞士公共文件在中国使用无需进一步外交或领事认证，反之亦然。

哪些公共文件可以加注在国外使用？

公约对适用的公共文件进行了消极和积极的规定。它不包括“外交或领事代表执行的文件”和“涉及商业或海关业务的行政文件”。中国主管部门加注的具体公开文件清单将在今后的实施措施和实践中确定；考虑到其他缔约方，特别是瑞士的惯例，至少以下公开文件预计有资格在中国和瑞士之间进行海牙认证：

商业文件，包括公司章程、商业登记摘录、董事会决议、税务登记等。
法院判决和其他司法文件
各类公证文件
个人文件，包括结婚证、出生证和死亡证、授权书、继承证、教育文件等。
这对瑞士和中国有何实际影响？

目前，瑞士公共文件在中国使用之前必须经过认证。以瑞士公司的商业登记摘录为例，该摘录在瑞士使用前必须经过以下三个步骤：1）由州商业登记处出具原始商业登记摘录；2) 在州政府办公室进行合法化；3）中国驻瑞士大使馆或领事馆认证。从 2023 年 11 月 7 日起，第二步和第三步可由一个认证流程取代，即由瑞士主管机构添加海牙认证。

对于在瑞士使用的中国公开文件，以中国创始人签署的在瑞士设立公司所使用的授权书（PoA）为例，目前有两种选择。

该授权书由创始人在瑞士驻华大使馆或领事馆签署，如果公司是创始人，则由法定代表人签署。（此选项不适用于所有类型的文档。）

PoA在中国当地公证处签署后，必须经过两个步骤：1）到中国外交部或省级外事办公室认证；2) 在瑞士驻中国大使馆或领事馆进行认证。将来，这两个步骤可能会被海牙认证过程所取代。

据中国媒体报道，中国出口的70%以上的商业文件将受益于加入《海牙认证公约》。海牙认证程序可以减少中国和瑞士之间公共文件跨境使用所需的时间，降低成本。此外，与仅双边认可的合法证书不同，带有海牙认证的公共文件将获得更广泛的认可，因为它可以被《公约》的其他缔约方接受。